5 tips voor goed zzp-management

Ruben · juli 9, 2020

Maakt u wel eens gebruik van de expertise van zzp’ers? U heeft bijvoorbeeld behoefte aan een extra paar handen of juist specialistische kennis die u normaal gesproken niet heeft. Wat de reden voor de samenwerking ook is, goed zzp-management betekent een sterke basis voor een goede relatie op de lange termijn. Grote kans dat u in de toekomst van dezelfde zzp’ers gebruik wilt maken.

In ons HelloProfs platform zitten veel opdrachtgevers en zzp’ers die regelmatig met elkaar samenwerken. Wij geven een paar belangrijke tips om uw zzp-management zo goed mogelijk te borgen.

1.    Zet afspraken in een opdrachtovereenkomst

Een solide samenwerking ontstaat door goede afspraken die zwart-op-wit staan. Spreek daarom af dat er een opdrachtovereenkomst gemaakt wordt. In dit document staat alles wat zowel van de zzp’er als de opdrachtgever verwacht wordt. Van de zzp’er wordt verwacht dat diegene zijn/haar zaken professioneel op orde heeft en daarmee de opdracht naar behoren invult. De opdrachtgever daarentegen heeft de verplichting om een duidelijke opdracht te omschrijven zodat de zzp’er weet waar die aan toe is. Ook staan betalingsvereisten en algemene voorwaarden netjes vermeld in een opdrachtovereenkomst.

Het opstellen van een opdrachtovereenkomst wordt nog steeds door veel zzp’ers genegeerd. Het is echter altijd aan te raden om er één paraat te hebben. Zzp’ers kunnen op deze manier altijd aantonen dat ze ondernemer zijn, en geen werknemer. Dit is een belangrijke eis van onder andere de Belastingdienst. Werken u en uw zzp’ers niet met een opdrachtovereenkomst, dan lopen beide partijen verscheidene risico’s.

2.    Bewaar offertes in een digitale omgeving

Bent u tevreden over de samenwerking met een zzp’er? Dan is het sterk aan te raden dat u alle offertes van de betreffende zzp’er goed bewaard. Dit kan het beste digitaal zodat u nooit offertes kwijtraakt. Doordat u alle offertes direct kunt inzien, kunt u ze ook gemakkelijk vergelijken. Ook vind u alle belangrijke gegevens van een zzp’er terug op een offerte. Wel zo handig voor de administratie.

In HelloProfs worden alle offertes die u ontvangt netjes digitaal voor u bewaard. U ziet direct welke offertes u wel of niet goedgekeurd heeft in het verleden. Wij geloven dat dit zorgt voor een efficiëntere zzp-management.

3.    Maak gebruik van een eigen zzp-pool

Hoe makkelijk zou het zijn als u in enkele klikken een vertrouwde zzp’er in kunt schakelen voor een nieuwe opdracht? Dat kan als u werkt met een eigen zzp-pool. Hierin staan alle contactgegevens van zzp’ers waarmee u heeft gewerkt én in de toekomst wilt blijven werken. Voordeel is dat u dan niet telkens hoeft te zoeken naar nieuwe zzp’ers. De kans dat uw opdrachten snel worden ingevuld is dus een stuk groter.

HelloProfs biedt bijvoorbeeld een functie om eigen zzp-groepen aan te maken waarin u zzp’ers kunt toevoegen en hun contactgegevens kunt opslaan. Bij het aanmaken van een nieuwe opdracht krijgt u vervolgens de keuze om deze opdracht te delen met uw eigen zzp-groep.

4.    Vergeet terugkoppeling en feedback niet

Heeft een zzp’er goed werk geleverd? Laat het dan vooral eens weten door hem of haar na te bellen. Dit is ook een perfect moment om constructieve feedback te geven, waardoor de samenwerking in de toekomst nóg beter kan. Vergeet niet dat beide partijen van elkaar kunnen leren. De zzp’er kan op zijn/haar beurt ook aangeven wat beter kan in bijvoorbeeld de communicatie, of in de omschrijving van de opdracht. Een telefoontje is ook gewoon fijn om de samenwerking (persoonlijk) met elkaar te evalueren.

Onder terugkoppeling valt ook het beargumenteren waarom een ontvangen offerte of factuur door u niet wordt geaccepteerd. Vertel de zzp’er waarom u deze keuze heeft gemaakt. Wees duidelijk en concreet in uw besluitvorming. Dat is voor de zzp’er prettig en vaak ook een leerzame vorm van feedback.

5.    HelloProfs is uw alles-in-één platform

Tot slot willen we graag vermelden dat ons HelloProfs platform u in alle bovenstaande zzp-management tips voorziet. Van opdracht tot factuur, alles is overzichtelijk én digitaal geregeld. Kijk voor de mogelijkheden voor opdrachtgevers op de website van HelloProfs en probeer het platform vrijblijvend gratis uit. Kunnen wij u ergens mee helpen? Neem gerust contact op met het team van Peopleassist via (+31) 085 27 30 220 en mail ons op info@peopleassist.nl.