Een offerte is net als uw website en bedrijfslogo een visitekaartje van uzelf en uw onderneming. Het is veel meer dan alleen maar een prijsopgave. Wij bespreken hier het belang van een goede offerte en waarom u er altijd aandacht aan moet besteden.

Wat moet er in een goede offerte staan?

Uw offerte dient compleet en transparant te zijn. Een klant moet vrijwel direct kunnen zien wat hij of zij aan uw diensten heeft, én waarom diegene voor u zou moeten kiezen. Een complete offerte bevat in ieder geval de volgende gegevens:

• Uw algemene bedrijfsgegevens. Hieronder vallen logischerwijs de volgende zaken onder: naam, logo, contactgegevens van uw onderneming en btw-nummer.
• De gegevens van uw klant. Denk aan de naam en contactgegevens van uw klant.
• De datum van opstelling.
• Vervaldatum. Wees hierin duidelijk zodat uw klant weet waar diegene aan toe is. Zet bijvoorbeeld erbij dat de offerte 30 dagen geldig is (bijvoorbeeld).
• Samenvatting van de opdracht. Vermeld kort wat de opdracht inhoudt en ook wat er van u verwacht wordt. U kunt ook het gewenste resultaat kort beschrijven.
• Prijs. U vermeld uw tarief of verwachte projectprijs altijd exclusief btw. Dus het btw-tarief vermeld u er apart erbij.
• Algemene voorwaarden. Niet onbelangrijk zijn de algemene voorwaarden die voor de specifieke opdracht gelden. Het is handig om dit als bijlage apart toe te voegen.

Zet niet te veel zaken in uw offerte, maar houd het overzichtelijk en bondig. U kunt bijvoorbeeld veel meer details kwijt in uw algemene voorwaarden. Maak er ook geen hoogstaand kunstwerk van! Dat is helemaal niet nodig. Zorg wel voor een professionele uitstraling en implementeer uw huisstijl waar het kan. Dit zorgt voor herkenning en versteviging van uw bedrijfsimago.

Relevantie van een offerte

Het is aan te raden om altijd, voor iedere opdracht dan ook, een offerte op te stellen. Het wordt echter niet altijd gedaan door zzp’ers. Een veelvoorkomende reden is dat het te veel tijd kost om er iedere keer weer één op te moeten maken. Sommige zzp’ers hebben vrijwel altijd dezelfde opdracht die ze uitvoeren en vinden het niet nodig om voor ieder andere klant een aparte offerte op te stellen.

Maar hierin schuilt wel een gevaar. Een offerte is namelijk een goed document om later op terug te kunnen vallen. Als er op een gegeven moment geschillen tussen u en uw klant ontstaan, kunt u verwijzen naar de overeengekomen offerte en algemene voorwaarden. U bent niet verplicht om deze voorwaarden te ondertekenen. Zolang u kunt aantonen (bijvoorbeeld met een e-mail) dat een opdracht is overeengekomen, wordt er automatisch vastgesteld dat de offerte geldig is. Echter, wij raden u altijd aan om ervoor te zorgen dat uw klant deze (digitaal) kan ondertekenen.

Dus naast commercieel uithangbord, zorgt een goede offerte er ook voor dat u een (fiscale) buffer heeft als er op later moment geschillen tussen u en uw klant ontstaan. Tot slot is het voor uw klant altijd fijn om uw offerte op een later moment te kunnen bekijken. Zeker als u een relatie voor de langere termijn met uw klant opbouwt.

Zelf aan de slag

Er zijn een heleboel online tools beschikbaar waarmee u een offerte kunt maken. Ook wij hebben met onze HelloProfs tool een mooie offertetool ingebouwd. Voor iedere opdracht die u wenst te doen, kunt u simpel en volledig aan de slag met onze offertetool. Bekijk onze HelloProfs website voor meer informatie en meld u aan. Zo doet u met vertrouwen zaken met uw klanten!  

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]