Administratie

Administratie uitbesteden of doet u het lekker zelf?

ZZP administratie op orde

Als zzp’er bent u verplicht om goed uw administratie bij te houden. Enerzijds voor de Belastingdienst als u aangifte moet doen. Anderzijds geeft een overzichtelijke zzp administratie van uw cashflow en uw uitgaven u inzicht in de prestaties van uw onderneming. Veel zzp’ers kiezen ervoor om administratie uit te besteden, of om een betaalde programma te gebruiken. Dit kan veel kosten, maar bespaart tijd en moeite om de administratie te doen.

U heeft een aantal verplichtingen als het gaat om uw zzp administratie. Wij lichten deze hier kort toe.

  • Uw administratie moet u minimaal 7 jaar bewaren. Hieronder gelden zaken als bankafschriften, contracten en facturen.
  • Er zijn een aantal basisgegevens die in uw administratie moeten staan. Waaronder een grootboek administratie en een debiteuren/crediteuren administratie. Verder op de pagina gaan we wat dieper in op deze vormen van administratie.

Houd uw zzp administratie overzichtelijk

ZZP administratie

Omdat administratie waarschijnlijk één van de minder leuke dingen is van het ondernemen, bestaat de kans dat het maar een beetje blijft liggen. En dat kan u in problemen brengen op latere termijn. Zorg dat u in ieder geval maandelijks een keer uw administratie op orde brengt.

  • Maak onderscheid tussen alle inkomende en uitgaande facturen.
  • Bewaar een map met alle bankafschriften, mocht u deze ooit nog nodig hebben.
  • Alle belastingzaken horen ook gezamenlijk op één plek. U moet bijvoorbeeld aangifte doen en dan kan het vervelend zijn als u bepaalde zaken niet kunt vinden.

U kunt natuurlijk er ook voor zorgen dat u alle administratie digitaal op orde hebt. Onze HelloProfs platform is een ideale plek om al uw administratie overzichtelijk te archiveren. Sterker nog, ons systeem doet dit automatisch voor u. Bekijk de mogelijkheden om gebruik te maken van HelloProfs.

Met wat voor administratie heeft u te maken?

Wij adviseren u om aparte mappen te maken, of aan te schaffen, zodat u goed onderscheid kunt houden tussen verschillende administratie. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken.

Grootboekadministratie

U heeft een overzicht nodig over al uw inkomsten en uitgaven. Niet alleen handig bij het doen van bijvoorbeeld belastingaangifte, maar vooral ook voor uzelf. U heeft te maken met verschillende categorieën van inkomen, zoals omzet of terug te ontvangen BTW. Daartegenover staan verschillende bronnen van uitgaven, zoals telefoonkosten en voorraadkosten. Het is in het algemeen gebruikelijk om voor iedere categorie een eigen nummer te geven. Zo kunt u makkelijker bepaalde gegevens op ieder moment terugvinden. Zo’n nummer wordt ook wel een grootboekrekeningnummer genoemd.

Debiteuren en crediteuren

U krijgt nog geld van een opdrachtgever. Of u heeft nog een betaling aan een leverancier openstaan. Alles wat u nog moet ontvangen óf betalen, kunt u verwerken in een debiteuren en crediteuren administratie. Handig voor u om overzicht te houden over wat u nog krijgt, of wat u nog verschuldigd bent. Zo weet u in ieder geval zeker dat u niet vergeet om openstaande betalingen te voldoen. Ook kunt u bijvoorbeeld opdrachtgevers op basis van deze gegevens een reminder sturen om u te betalen.

Overige zzp administratie

Heeft u te maken met voorraden? Dan is het handig om een voorraadadministratie bij te houden. U werkt bijvoorbeeld veel met inkoop en verkoop van goederen. U moet minimaal eens per jaar al uw goederen die u in voorraad heeft inventariseren. Hierbij vermeld u ook de waarde ervan in uw voorraadadministratie.

Gebruikt u als zzp’er een auto van de zaak? Dan moet u een rittenadministratie bijhouden om uw gereden kilometers te verantwoorden. U moet aan kunnen tonen dat u de auto van de zaak niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gebruikt per jaar. Met een rittenadministratie vertelt u aan de Belastingdienst dat u verantwoord omgaat met een auto van de zaak. Vermeld bij iedere rit in ieder geval de datum, begin -en eindstand kilometerteller, vertrek -en aankomstadres, de gereden route én of het een privé -of zakelijke rit betreft.

Administratie uitbesteden of niet?

Het lijkt een eeuwenoude vraag: moet ik mijn administratie uit laten besteden of toch zelf doen? Het onvermijdelijke antwoord: dat ligt er aan. Heeft u een kleine onderneming, die u het liefst ook klein zou willen houden? Dan moet er in de regel voldoende tijd zijn om eens in de maand zelf uw administratie bij te houden. Er zijn daarnaast veel (goedkope) of gratis tools om uw administratie digitaal te verwerken.

Stel u heeft een zelfstandige onderneming dat sterk aan het groeien is. Misschien maakt u gebruik van (tijdelijk) personeel, of huurt u externe krachten in. Of u merkt dat u simpelweg geen tijd heeft voor administratieve zaken. Dan kan het handig zijn om uw zzp administratie te verzamelen, en op te sturen naar een vakkundig boekhouder. Voordeel is dat een boekhouder of accountant veel kennis van zaken heeft. Zij kunnen u adviseren in alle fiscale voordelen zodat uw onderneming ervan kan profiteren. Nadeel is natuurlijk dat het wel wat kost. Bij kleine ondernemingen bent u ongeveer € 500,- tot € 700,- per jaar kwijt aan een boekhouder. Bij grotere ondernemingen, met bijvoorbeeld personeel in dienst, moet u rekenen op ongeveer € 1500,- tot € 2000,- per jaar.

Handige links

Administratie Belastingdienst – Hier kunt u lezen wat de fiscale eisen zijn voor uw administratie.

Appwiki – Dit is een vergelijkingssite voor business software. Kies als categorie bijvoorbeeld “boekhouden” of “debiteuren” zodat u een selectie krijgt aan software en online tools die u kunt gebruiken voor uw administratie.