5 redenen waarom Excel niet meer het juiste programma is om uw werkbonnen te maken

Ruben · maart 14, 2022

Maakt u nog steeds werkbonnen in Excel? Kost het maken van werkbonnen u ook zoveel tijd? Bent u veel aan het knoeien met het goed zetten van de juiste formules? Dat kan veel makkelijker. Met HelloProfs kunt u gemakkelijk en snel uw werkbonnen maken. In deze blog geven wij u 5 redenen waarom Excel niet meer het juiste programma voor u is.

Excel is geen efficiënt programma om werkbonnen aan te maken

1. Het gebruik van formules is foutgevoelig

Om werkbonnen in Excel te maken wordt er vaak gebruik gemaakt van formules. Door middel van deze formules worden verschillende cellen automatisch ingevuld. Ik hoor u al zeggen ‘dit is toch juist heel handig’. Echter kan het gebruik van formules ook foutgevoelig zijn. Het invullen van formules is handmatig werk en dat kan gepaard gaan met menselijke fouten. Zo kan het zijn dat de formule zelf een fout bevat. De formule kan bijvoorbeeld verkeerde tekens bevatten of aan een verkeerde cel zijn gelinkt. Als er eenmaal een fout is gemaakt of iets is veranderd, is dat moeilijk terug te vinden, als u het al ontdekt!

2. Van werkorder naar factuur in Excel

Het kan natuurlijk zijn dat u tevreden bent met de werkwijze van Excel. Echter na de werkorder moet er gefactureerd worden. Gaat dat bij u automatisch? Staan alle cellen goed zodat er geen verkeerde gegevens worden gefactureerd?  Vaak heeft u naast Excel nog een facturatieprogramma nodig. Hoe handig is het als een werkorder en factuur gekoppeld zijn en de factuur automatisch wordt doorgezet.

3. Efficiënt werken

Het is al een aantal keer eerder genoemd, maar het maken van werkbonnen in Excel kan hoofdbrekens kosten. Eerst moet er een template van de werkbon worden gemaakt. De formules moeten er op de juiste manier worden ingezet. Mochten er fouten in de formules zitten, hoe vind je die en hoeveel tijd ben je ermee kwijt? Daarnaast moet er naast Excel ook altijd nog een apart facturatieprogramma worden gebruikt. Kortom, dit kan efficiënter.

4. Er zit geen controle achter

Wie houdt de controle over de werkbonnen? Is er iemand die de werkbon beheert? Bij het gebruik van Excel zit geen concrete controle. Er worden niet altijd beveiligde velden gebruikt. Het kan dus zomaar zijn dat er per ongeluk een getal of formule wordt aangepast. Er wordt bijvoorbeeld € 80,- per uur gerekend voor een bepaalde klus. Iemand verandert dat (per ongeluk) naar € 70,-. Resultaat: de werkbon klopt niet, er wordt geen akkoord gegeven en de betaling blijft uitstaan.

5. Onze oplossing voor werkbonnen in Excel…

Met HelloProfs is het werk zo gedaan. Het HelloProfs platform is volledig geautomatiseerd. U voert eenmalig het tarief in en periodiek de gewerkte uren en HelloProfs doet de rest. Doordat het een geautomatiseerd proces is, worden er geen fouten gemaakt. Als laatst heeft u voor de facturatie geen ander programma nodig. HelloProfs doet dit automatisch in hetzelfde platform.

Al met al is HelloProfs voor de praktisch ingestelde ondernemer een gebruikersvriendelijk en compleet platform, het werkt snel, efficiënt en foutloos. Lees meer informatie op de website van HelloProfs.

 

Ga terug naar de overzichtspagina >>